Executive Assistant

Executive Assistant

Over de rol

Wij zijn een hoogtechnologisch groeibedrijf met een gedreven team waar iedereen een zichtbare impact heeft. We zoeken een sterke Executive Assistant die nauw samenwerkt met onze CEO, COO en CTO. Dit is geen klassieke administratieve functie, maar een veelzijdige en verantwoordelijke rol waarin je mee het verschil maakt in hoe onze organisatie draait.

Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen goed loopt: je brengt structuur, houdt overzicht en zorgt dat niets tussen de mazen van het net glipt. Tegelijk ben je een vertrouwde sparringpartner voor het management en iemand waarop echt gebouwd kan worden. We zoeken iemand die energie haalt uit ontzorgen, organiseren en dingen gedaan krijgen, en die rust en structuur brengt in een snelgroeiende onderneming waar het tempo hoog ligt, beslissingen snel genomen worden en prioriteiten regelmatig verschuiven.

Verantwoordelijkheden

Executive support

• Beheren van agenda’s en plannen van afspraken
• Voorbereiden van meetings en documenten
• Opmaken van verslagen en rapporten
• Ondersteunen van CEO, COO en CTO in hun dagelijkse werking
• Organiseren van meetings, board meetings en interne events
• Organiseren van zakenreizen

 Finance & administratie

• Ondersteunen van BTW-, kwartaal- en jaarafsluitingen samen met de boekhouder
• Zorgen dat financiële gegevens correct en volledig in het ERP systeem (Odoo) staan
• Opvolgen van facturen en betalingen
• Ondersteunen bij subsidiedossiers (bv. VLAIO)
• Sales administratie (facturatie en opvolging)
• Coördineren van logistiek (zendingen, import/export)
• Ondersteunen bij de organisatie van beurzen en events, van praktische tot inhoudelijke voorbereiding.

HR & people

• Opvolgen van payroll en personeelsadministratie met payroll agency
• Ondersteunen bij contracten, onboarding en HR-vragen
• Actief mee zoeken naar nieuwe collega’s
• Inplannen en coördineren van sollicitatiegesprekken
• Beheren van timesheets en administratieve opvolging

Profiel

Voor deze rol zoeken we iemand die zich herkent in het volgende:

• Je hebt al meer dan 5 jaar ervaring in een soortgelijke brede ondersteunende of coördinerende rol
• Je werkt gestructureerd, houdt het overzicht en stelt bewust prioriteiten wanneer meerdere zaken tegelijk om aandacht vragen.
• Je hebt affiniteit met cijfers en financiële processen
• Je werkt vlot met Excel en voelt je comfortabel om met cijfers en tabellen te werken
• Je voelt je comfortabel met tools en systemen (ervaring met ERP zoals Odoo is een plus)
• Je hebt een bachelor of master diploma, of een gelijkwaardig niveau opgebouwd door ervaring
• Je communiceert vlot in Nederlands en Engels

Wie ben jij

• Je bent iemand die zaken vastpakt, afrondt en verantwoordelijkheid neemt.
• Je haalt voldoening uit het ondersteunen en ontzorgen van anderen.
• Je werkt nauwkeurig en hebt oog voor detail, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen.
• Je bent discreet en betrouwbaar.
• Je kan vlot schakelen tussen verschillende taken en maakt bewust onderscheid tussen wat dringend is en wat kan wachten.
• Je durft initiatief nemen, denkt mee en stelt prioriteiten wanneer alles tegelijk lijkt te spelen.

Waarom deze rol

• Je werkt heel dicht bij het management en hebt echte impact
• Je krijgt een brede rol met veel afwisseling
• Je komt terecht in een hecht en betrokken team
• Je krijgt vertrouwen en autonomie

Apply here